Из-за насыщенного ритма жизни человек постоянно ощущает нехватку времени. Давление сроков, вынужденная спешка, неправильное планирование дня приводят к стрессам, разочарованию в собственных силах. Избежать таких неприятных последствий, сделать работу результативной можно благодаря тайм-менеджменту — дисциплине о том, как управлять временем.
Содержание
Зачем нужно управлять временем
Время — самый ценный актив, но далеко не каждый человек понимает это. Когда на потребности, желания и мечты не хватает средств, многие отправляются на поиски высокооплачиваемой работы и находят ее. Время же невозможно восстановить. По этой причине рекомендуется планировать каждый день жизни.
Управление временем — это полезный процесс, благодаря которому можно:
- Достигать продуктивности в рабочее время. От способности организовывать каждый день в немалой степени зависит конечный результат — провал или успех. Чем лучше будет использоваться время, тем большего получится добиться.
- Сохранить здоровье, ощутить внутреннюю гармонию. При правильной организации дня, своевременном выполнении задач остается время на отдых и сон.
Шаги к успеху
Достижение положительного результата зависит от использования методик, применения советов из книг по тайм-менеджменту и онлайн-тренингов, правильной организации дня.
Расстановка приоритетов
Как бы правильно ни планировалось время, не все можно успеть сделать, а иногда не все требуется выполнять. Важное правило — правильная расстановка приоритетов. Согласно ему, всегда нужно начинать свою работу с выполнения наиболее важных дел.
Для установления приоритетов подходит техника АБВ:
- Категория А — важнейшие задачи. Их доля — около 15% от общего количества дел. Данные задачи считаются наиболее трудоемкими. В работе, бизнесе их следует выполнять самостоятельно, т. к. от них зависит успех.
- Категория Б — важные задачи. В числе всех дел их доля составляет около 20%.
- Категория В — менее важные и несущественные задачи. Составляют 65% от числа всех дел.
Брайан Трейси — канадский предприниматель, автор книг по практическому тайм-менеджменту — придумал метод «Съесть лягушку на завтрак». Под лягушкой подразумевается самое сложное, неприятное, но при этом крайне важное дело, которое нужно выполнить сразу же в начале рабочего дня.
Нет значит нет
Ежедневное выполнение большого количества запланированных задач — опыт, благодаря которому формируется способность управлять временем. Однако при большой нагрузке, высокой продуктивности можно увлечься и ошибочно оценить свои возможности. Специалисты по тайм-менеджменту советуют научиться говорить «нет», ведь стремление выполнить большое количество задач — верный способ получить стресс, ухудшить общую результативность своей работы.
Концентрация и регулярность
Способность концентрироваться, сосредотачиваться на выполняемых задачах — это ключ к успеху. Какой-либо вопрос или проблема быстрее и эффективнее решается, если человек не отвлекается от своих дел.
Один из секретов тайм-менеджмента заключается в том, что при полном погружении в работу временные затраты сокращаются на 60%. Однако многие люди начинают выполнять поставленную задачу, через некоторое время бросают ее, а затем снова и снова возвращаются к ней, чтобы завершить. Временные затраты увеличиваются в 5 раз.
Умение концентрироваться на одной задаче дает 2 преимущества:
- На работе человек с такой способностью становится ценным сотрудником. Повышается вероятность получения предложения от начальства по переходу на более значимую и высокооплачиваемую должность.
- После быстрого выполнения первоочередной задачи ощущается прилив энергии и сил, гордость за себя. Положительные эмоции вызывают желание взяться за новое дело и выполнить его с минимальными временными затратами.
Еще один ключ к успеху — регулярность в планировании и выполнении задуманного. Например, работник за месяц в привычном режиме без соблюдения правил тайм-менеджмента решает 21 задачу. Если же этот человек обозначит для себя цель в виде завершения 3 дел в день и будет регулярно ее ставить перед собой, то за неделю он выполнит весь месячный план. Остальное время можно будет посвятить решению других задач.
Установка лимитов на все задачи
Нельзя работать с мыслью «Я никуда не пойду, пока не завершу все дела». Лучше перефразировать: «Я поработаю над этой задачей 4 часа». Ограниченность во времени вызывает сосредоточенность и приводит к более высокой продуктивности.
Отдых важен
Отдых необходим, ведь благодаря ему восстанавливаются силы, ощущается прилив энергии и возникает желание вновь возобновить свою деятельность. Перерывы должны входить в рабочий график. Рекомендуемый режим — 5 минут отдыха через каждый час или 10 минут отдыха через каждые 1,5 часа.
Однако нужно не только соблюдать такой график, еще важно следить за тем, чтобы отдых был эффективным. Если человек переключается с рабочего документа на смартфон или компьютер и решает просмотреть новостную ленту, то в этом нет никакой пользы. Правильный вариант — покинуть рабочее место, пройтись на улице или по зданию, сделать зарядку
Дома не стоит думать о работе или решать невыполненные задачи, в противном случае стресса и недовольства окружающих не избежать. Свободное время лучше всего проводить с семьей.
Важнейший способ отдыха и восстановления сил — сон. Чтобы он принес пользу, рекомендуется:
- проветрить помещение за несколько часов до сна;
- не есть перед сном;
- в последний час почитать книгу, послушать музыку и т. д. (занятие должно помочь разгрузить мозг от всех проблем, задач и переключиться в более медленный ритм).
По продолжительности сон может быть любым, это зависит от особенностей организма.
Для определения подходящей продолжительности рекомендуется понаблюдать за собой и поэкспериментировать с количеством часов, требующимся для полноценного отдыха.
Свободное время должно быть заполнено
У каждого есть незаполненное время. Например, это минуты и часы, проводимые в пробке на дорогах или в самолете. Потраченное время пойдет на пользу при прослушивании образовательных аудиопрограмм. По статистике, люди проводят в машине около 500-1000 часов в год, а это почти 1-2 полных университетских семестра.
Выполнение задач цепочкой
Для достижения положительных результатов в работе рекомендуется создавать цепочки задач. Преимущество такого метода в том, что человек работает с одной цепочкой, а остальные задачи пребывают в черновиках. Благодаря такой последовательности работа становится несложной и понятной.
Реальное применение тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент полезно применять в жизни для эффективного управления временем. О важности этого процесса знали в древности. Например, римский мыслитель Сенека в письме одному поэту посоветовал вести учет потраченного времени.
Сегодня можно найти много примеров достижения успеха благодаря тайм-менеджменту.
Олег Тиньков — основатель банка «Тинькофф» — признался, что важно управлять временем, ведь от этого зависит результативность работы. Свои проекты предприниматель смог развить благодаря делегированию — распределению обязанностей между другими сотрудниками. То время, которое удавалось высвободить с помощью этой методики, можно было тратить на продумывание стратегии дальнейшего развития бизнеса.
